1. Pourquoi utiliser TrainUp, au lieu d'évaluations papier?
2. Techniquement, que nécessite l'installation de TrainUp?
3. Quel modèle théorique est à la base de TrainUp?

1. Comment démarrer une évaluation pour un groupe de participants?
2. Comment ajouter un participant à une évaluation déjà lancée?
3. Comment supprimer un participant à une formation quand l'évaluation est déjà lancée?
4. Comment mettre à jour la liste du personnel?
5. Comment créer des rapports et graphiques à partir des données enregistrées dans TrainUp?
6. Comment créer des catégories avec des valeurs standard (catégorie sociale, service, …)?
7. Comment créer des champs d'information, sans valeurs standard (matricule, ONSS,…)?
8. Qui a accès aux données encodées dans TrainUp?
9. Les participants peuvent-ils voir les formations qu'ils ont suivies ?
10. Quel support TrainUp offre-t-il au responsable fonctionnel ?

1. Comment démarrer une évaluation pour un groupe de participants?
2. Comment mes formateurs seront-ils au courant de leurs évaluations?
3. Comment supprimer un participant à une formation quand l'évaluation est déjà lancée?
4. Comment créer des rapports et graphiques à partir des données enregistrées dans TrainUp?
5. Qui a accès aux données encodées dans TrainUp?

Général

L'évaluation en ligne comporte certains avantages:

• pas de travail supplémentaire pour copier les données dans un système (Excel, Access, …)
• traitement automatique des données: calcul de moyennes, signal d'alarme si résultats négatifs, comparaisons sur plusieurs années, etc.
• le 1er e-mail AVANT la formation permet de centraliser les attentes pour les transmettre au formateur
• le 2ième e-mail, APRES la formation, est envoyé le lendemain: le participant le remplit à son aise et ne doit pas compléter l'évaluation en vitesse à la fin de la journée, avec le formateur à côté de lui…
• le 3ième e-mail, QUELQUES MOIS APRES la formation permet de vérifier l'impact sur le terrain
• tous les e-mails sont envoyés automatiquement, ainsi que les rappels l'évaluation en ligne permet d'impliquer les line managers: ils ont également un lien vers les évaluations/formations de leur équipe.

Pour une description de TrainUp, cliquez ici.

Il s'agit d'un système internet sécurisé, qui ne nécessite aucune installation. Il vous suffit de disposer de codes d'accès personnalisés.

Le modèle sous-jacent est celui du professeur Donald L. Kirkpatrick sur les quatre niveaux d'évaluation:

Niveau 1: Evaluation de la réaction
Niveau 2: Evaluation de l'apprentissage
Niveau 3: Evaluation du comportement sur le lieu de travail
Niveau 4: Evaluation de l'impact sur l'organisation

TrainUp permet d’évaluer les formations au niveau 1, 2 et 3. Le niveau 4, l’impact sur l’organisation est trop dépendant de l’organisation même pour être géré de manière standardisée. Toutefois, une bonne information au niveau des changements sur le terrain permet de mieux cerner l’impact au niveau organisationnel.

Je suis une entreprise utilisatrice de TrainUp

Dans le premier écran ou dans le menu de gauche, cliquez sur 'Démarrer une évaluation'. Complétez au minimum le titre, l'organisateur et les dates, et le cas échéant le type de formation, la durée et le prix. Seuls les champs avec un astérisque sont obligatoires.

Dans la rubrique 'participants', cliquez sur les trois petits points (…) à droite du premier nom pour sélectionner un participant, ou encodez une nouvelle personne directement dans cet écran. Si vous encodez une nouvelle personne à ce niveau, attention aux erreurs dans les adresses e-mail! Choisissez la langue de la personne: elle recevra ses e-mails dans cette langue.

Complétez le nombre de personnes à ajouter et procédez de même pour les autres participants.
Ajoutez éventuellement des questions supplémentaires, des objectifs imposés ou des directives en cliquant sur le bouton correspondant en bas de l'écran. Cliquez sur 'Envoi': l'évaluation est démarrée et le premier e-mail sera envoyé à tous les participants dans les heures qui suivent. Les prochains e-mails seront envoyés automatiquement à la fin de la formation et quelques mois plus tard.

• Dans le menu de gauche, cliquez sur 'Gestion des évaluations' et 'Modifications'.
• Cliquez sur la formation à modifier.
• Cliquez en bas de l'écran sur 'Ajouter participant(s)'.
• Ajoutez autant de participants que nécessaire, adaptez éventuellement le prix de la formation et cliquez sur 'Envoi'. Les nouveaux participants recevront le prochain e-mail prévu dans le cycle d'évaluation: si la formation n'a pas encore débuté, ils recevront l'e-mail des attentes, si elle a débuté, uniquement l'e-mail 2 et/ou 3.

Remarque : Vous pouvez accéder au même écran de modifications en cliquant dans le tableau 'Par formation' sur la formation à adapter, puis sur 'Modifier les données générales [...] GO.

• Dans le menu de gauche, cliquez sur 'Gestion des évaluations' et 'Modifications'.
• Cliquez sur la formation dont il faut adapter les participants.
• A côté du nom du participant, cliquez sur 'Supprimer' et confirmez votre choix. Remarque: s'il n'y a qu'un participant à la formation, le bouton 'Supprimer' se trouve au niveau de la formation, et c'est toute la formation qui sera effacée.
• Le participant ne recevra plus aucun e-mail.

Au lieu d'encoder chaque membre du personnel, éventuellement avec ses catégories personnelles, vous pouvez envoyer toutes les informations nécessaires pour TrainUp à Management Information.

Cela se fait sous un format MS Excel, que Management Information vous enverra à votre simple demande. Ainsi, nous pourrons charger toutes ces données dans votre TrainUp.

La première fois, par exemple lors de l'achat de TrainUp, ce service est gratuit. Par après, une mise à jour peut se faire une ou plusieurs fois par an, au prix de 700 euro par mise à jour.

TrainUp est beaucoup utilisé pour présenter des rapports sur par exemple les actions de formation entreprises, le degré de satisfaction moyen, etc. Jusqu'ici, cela se faisait toujours en exportant le résultat d'une sélection en MS Excel. L'avantage d'Excel est que vous pouvez librement traiter toutes les données, y appliquer les formules que vous désirez, etc.

Toutefois, plusieurs entreprises nous ont demandé de pouvoir disposer de rapports 'tout faits'. Nous avons donc prévu un certain nombre de rapports que l'on peut obtenir d'un simple clic, et imprimer ou sauvegarder au format PDF.

Vous pouvez par exemple sélectionner le rapport de toutes les attentes des participants, pour le transmettre au formateur.

Pour obtenir un rapport, procédez de la manière suivante:

• Pour un rapport sur plusieurs formations, passez par le tableau 'Par formation', effectuez la sélection dont vous voulez obtenir un rapport et en bas de l'écran, choisissez sous 'Sélectionnez votre rapport', le rapport voulu.
• Pour un rapport concernant une seule formation, cliquez dans le tableau 'Par formation' sur la formation en question, puis à gauche, au-dessus du graphique synthétique, sur 'Sélectionnez votre rapport', et sur le rapport voulu.
• Chaque rapport peut être obtenu avec ou sans le nom des participants.
• Cliquez en haut à droite sur PDF pour obtenir ce format et pouvoir imprimer ou sauvegarder votre rapport.
• Le rapport 'sur mesure' vous permet, comme son nom l'indique, de faire votre propre sélection de champs à afficher.

Plus d'infos? Verena Berlanger, tél 02/414 25 00 ou v.berlanger@maninfo.be

Il peut être utile de voir dans vos tableaux, pour chaque participant, de quelle catégorie sociale il est, ou de pouvoir classer les participants par département, par centre de coût ou par filiale, etc. Vous pouvez créer ainsi 5 catégories, en fonction de vos besoins propres. Par catégorie, vous déterminez la liste des valeurs correspondantes.
Par exemple, pour créer une 'Catégorie Sociale', permettant d'indiquer pour chaque collaborateur s'il s'agit d'un manager, d'un cadre, d'un employé ou d'un ouvrier, procédez comme suit:

• Dans le menu de gauche, cliquez sur 'Personnel' puis sur 'Options/Catégories'.
• Sous 'Catégories', cliquez sur 'Ajouter une catégorie'
• Entrez le titre de la catégorie, ici 'Cat.sociale' (un titre bref permet des colonnes plus étroites au niveau des tableaux).
• Entrez dans le premier champ de valeurs 'manager', dans le deuxième champ 'cadre', puis cliquez sur 'Ajouter une valeur' pour entrer la valeur 'employé' et ainsi de suite.
• Cliquez sur 'Enregistrer' et fermez la fenêtre.
• A partir de maintenant, vous pouvez lier une des valeurs que vous avez créées à chaque collaborateur qui est repris dans la liste du personnel, ou que vous y ajoutez.

Certaines informations liées au personnel et utiles dans des rapports ne peuvent être résumées à un certain nombre de valeurs. Par exemple: la date de naissance, le matricule, le numéro de sécurité sociale…
Pour ajouter un champ personnel, par exemple un matricule, procédez comme suit:

• Dans le menu de gauche, cliquez sur 'Personnel' puis sur 'Options/Catégories'.
• Sous 'Données spécifiques', cliquez sur 'Ajouter un champ personnel'
• Entrez le titre du champ, ici 'Matricule' (un titre bref permet des colonnes plus étroites au niveau des tableaux).
• Choisissez votre format : ici 'Numérique'.
• Cliquez sur 'Enregistrer' et fermez la fenêtre.

A partir de maintenant, vous pouvez encoder un matricule pour chaque collaborateur qui est repris dans la liste du personnel, ou que vous y ajoutez.

• La personne qui dispose des codes d'accès général a accès à la totalité des données. Il s'agit en général du responsable de formation de la société ou de son assistant, éventuellement de plusieurs personnes. Ces codes sont transmis au responsable de formation par téléphone ou par fax, jamais par e-mail.
• Les participants ont accès à leurs propres évaluations uniquement (et disposent donc d'une liste des formations qu'ils ont suivies dans la société).
• Les managers directs, pour autant qu'ils ont été impliqués dans l'évaluation (= optionnel), ont accès aux évaluations de leur équipe uniquement.
• Management Information, en tant qu'hébergeur du système, a accès à toutes les données. Il va de soi que ces données sont considérées comme confidentielles et ne sont utilisées par Management Information que pour le suivi technique du système. Un engagement de confidentialité peut d'ailleurs être envoyé sur simple demande.

Lors de l'évaluation, trois e-mails sont envoyés aux participants : un premier avant la formation et deux après la formation. Chaque e-mail contient le lien qui donne accès au formulaire à compléter. Cet écran permet d'ouvrir:

• la formation en cours
• la liste de toutes leurs formations

Ceci leur permet de voir à tout moment toutes les formations qu'ils ont suivies.

Je suis un organisme de formation utilisateur de TrainUp

• Dans le premier écran ou dans le menu de gauche, cliquez sur 'Démarrer une évaluation'.
• Complétez au minimum le titre, le formateur et les dates. Seuls les champs avec un astérisque sont obligatoires.
• Dans la rubrique 'participants', cliquez sur les trois petits points (…) à droite du premier nom pour sélectionner un participant, ou encodez une nouvelle personne directement dans cet écran. Si vous encodez une nouvelle personne à ce niveau, attention aux erreurs dans les adresses e-mail! Choisissez la langue de la personne : elle recevra ses e-mails dans cette langue.
• Complétez le nombre de personnes à ajouter et procédez de même pour les autres participants.
• Ajoutez éventuellement des questions supplémentaires, les objectifs pédagogiques de la formation ou des directives en cliquant sur le bouton correspondant en bas de l'écran.
• Cliquez sur 'Envoi' : l'évaluation est démarrée et le premier e-mail sera envoyé à tous les participants dans les heures qui suivent. Les prochains e-mails seront envoyés automatiquement à la fin de la formation (évaluation à chaud) et quelques mois plus tard (évaluation à froid).

Lorsque vous démarrez une évaluation, sélectionnez le formateur à l'aide des trois petits points (…) après le champ 'Formateur'. Le formateur recevra automatiquement un e-mail lui annonçant qu'une évaluation a été lancée, avec le lien correspondant. Grâce aux codes qu'il reçoit la première fois qu'il est impliqué dans une évaluation TrainUp, il a accès à toutes ses évaluations par internet (et uniquement les siennes).

Dans le menu de gauche, cliquez sur 'Gestion des évaluations' et 'Modifications'. Cliquez sur la formation dont il faut adapter les participants. A côté du nom du participant, cliquez sur 'Supprimer' et confirmez votre choix.

Remarque: s'il n'y a qu'un participant à la formation, le bouton 'Supprimer' se trouve au niveau de la formation, et c'est toute la formation qui sera effacée. Le participant ne recevra plus aucun e-mail.

TrainUp est beaucoup utilisé pour présenter des rapports sur par exemple les actions de formation entreprises, le degré de satisfaction moyen, etc. Jusqu'ici, cela se faisait toujours en exportant le résultat d'une sélection en MS Excel. L'avantage d'Excel est que vous pouvez librement traiter toutes les données, y appliquer les formules que vous désirez, etc.

Toutefois, plusieurs entreprises nous ont demandé de pouvoir disposer de rapports 'tout faits'. Nous avons donc prévu un certain nombre de rapports que l'on peut obtenir d'un simple clic, et imprimer ou sauvegarder au format PDF.

Vous pouvez par exemple sélectionner le rapport de toutes les attentes des participants, pour le transmettre au formateur.

Pour obtenir un rapport, procédez de la manière suivante:

• Pour un rapport sur plusieurs formations, passez par le tableau 'Par formation', effectuez la sélection dont vous voulez obtenir un rapport et en bas de l'écran, choisissez sous 'Sélectionnez votre rapport', le rapport voulu.
• Pour un rapport concernant une seule formation, cliquez dans le tableau 'Par formation' sur la formation en question, puis à gauche, au-dessus du graphique synthétique, sur 'Sélectionnez votre rapport', et sur le rapport voulu.
• Chaque rapport peut être obtenu avec ou sans le nom des participants.
• Cliquez en haut à droite sur PDF pour obtenir ce format et pouvoir imprimer ou sauvegarder votre rapport.
• Le rapport 'sur mesure' vous permet, comme son nom l'indique, de faire votre propre sélection de champs à afficher.

Plus d'infos? Verena Berlanger, tél 02/414 25 00 ou v.berlanger@maninfo.be

• La personne qui dispose des codes d'accès général a accès à la totalité des données. Il s'agit en général du coordonnateur des formations de l'organisme. Ces codes sont transmis au responsable par téléphone ou par fax, jamais par e-mail.
• Les participants ont accès à leurs propres évaluations uniquement.
• Les formateurs ont accès à leurs évaluations uniquement.
• Management Information, en tant qu'hébergeur du système, a accès à toutes les données. Il va de soi que ces données sont considérées comme confidentielles et ne sont utilisées par Management Information que pour le suivi technique du système. Un engagement de confidentialité peut d'ailleurs être envoyé sur simple demande.